Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal et Mont-Royal (QC) Temps plein 4 février 2026

L’Adjoint(e) administratif(ve) joue un rôle stratégique dans la gestion des appels d’offres, le suivi administratif des projets. Ce poste requiert une expertise avancée en administration financière, ainsi qu’une grande rigueur dans la manipulation d’informations confidentielles. À chaque semaine, l’Adjoint(e) administratif(ve) sera appelé à travailler, en alternance, aux deux bureaux de Beameo.

Les responsabilités. Ce que vous devrez faire.

Gérer l’intégralité du processus des appels d’offres, incluant l’achat et l’analyse des documents, l’identification des exigences de soumission, la coordination des demandes de cautionnement et d’assurance, ainsi que la rédaction et la soumission des dossiers via SEAO ou en déplacement pour un dépôt en personne.
Rédiger et vérifier la documentation contractuelle et administrative (contrats, soumissions, devis, bons de commande, factures, cahiers des charges, etc.).
Trier, organiser et archiver les documents sur SharePoint en respectant les normes ISO 9001.
Assurer la gestion des nouveaux projets : création des numéros de projet et intégration dans le système comptable Avantage.
Participer à la gestion des comptes payables (suivi, enregistrements, « 3 way-match », gestion des fournisseurs, etc.).
Participer à la gestion des dossiers clients et la communication avec les différentes parties prenantes.
Planifier et organiser les réunions internes et externes, assurer la rédaction des comptes rendus et le suivi des actions.
Préparer les rapports de dépenses.
Rédiger et diffuser des communications officielles aux collaborateurs.

Les exigences. Ce que vous avez besoin.

Diplôme en gestion/administration.
Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire.
Expérience significative en gestion des appels d’offres.
Maîtrise de la Suite Microsoft Office, SharePoint, SEAO et du logiciel comptable Avantage.
Excellentes capacités rédactionnelles en français.
Sens aigu de la rigueur, de la discrétion et de la confidentialité.
Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique.
Forte autonomie et esprit d’initiative.
Excellente capacité d’organisation et gestion du stress.
Aptitude à collaborer avec divers interlocuteurs internes et externes.

Les avantages. Ce que nous pouvons vous offrir.

Programme d’avantages sociaux;
Régimes d’épargne retraite collectif (REER collectif / CELI Collectif et régime de participation différée aux bénéfices (RPDB) dans lesquels l’Employeur participe);
Environnement de travail professionnel et agréable;
Excellentes conditions d’emploi.

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